Privacy Policy - Veloce VOF

Laats bijgewerkt november 2025

1. Inleiding

Bij Veloce VOF hechten wij groot belang aan jouw privacy en de bescherming van persoonsgegevens. Wij behandelen alle gegevens die wij ontvangen met de grootste zorg en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR) en andere toepasselijke wetgeving.

In deze verklaring leggen we uit:

  • welke persoonsgegevens wij verzamelen,

  • waarom en hoe we deze verwerken,

  • hoe we ze beveiligen,

  • welke rechten je hebt als betrokkene.

    Door gebruik te maken van onze diensten of website, ga je akkoord met deze Privacyverklaring.

2. Wie we zijn

Veloce VOF
Lamstraat 28, 9820 Merelbeke-Melle, België
E-mail: info@velocehq.be
Ondernemingsnummer: 0753.383.360

Veloce is een Belgisch technologiebedrijf dat AI-gestuurde automatiseringen ontwikkelt voor ondernemingen. Onze oplossingen – zoals AI voice assistenten en automatiseringsdashboards – helpen bedrijven hun klantenservice en interne processen efficiënter te maken.

Veloce VOF is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die zij rechtstreeks van haar eigen klanten verzamelt. Voor gegevens die onze klanten zelf verwerken via onze systemen, treden wij op als verwerker in opdracht van de klant (zie artikel 7).

3. Welke gegevens we verzamelen

Wij verwerken enkel de persoonsgegevens die nodig zijn voor onze samenwerking en dienstverlening.

3.1 Gegevens van onze klanten (B2B)
Wanneer je klant bent of wordt bij Veloce, kunnen wij de volgende gegevens verzamelen:

  • Identificatie- en contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, adres en BTW-nummer.

  • Facturatiegegevens: betaalinformatie, bankrekeningnummer, btw-vermeldingen, aankoopgeschiedenis.

  • Accountgegevens: gebruikersnaam, login, toegangsrechten tot het Veloce-dashboard.

  • Communicatiegegevens: e-mails, telefoongesprekken of berichten in verband met onze samenwerking.

    3.2 Gegevens van bezoekers van onze website
    Wanneer je onze website bezoekt, verzamelen wij beperkte technische en analytische gegevens, zoals:

  • IP-adres, browsertype, tijdstip van bezoek;

  • cookie- en gebruiksgegevens (zie artikel 11).

    3.3 Gegevens van klanten van onze klanten
    Onze klanten kunnen via onze systemen gegevens van hun eigen klanten verwerken (bijvoorbeeld via onze AI voice assistent). Deze gegevens worden door onze klanten beheerd en kunnen zichtbaar zijn in het dashboard dat wij aanbieden. Veloce gebruikt deze gegevens niet voor eigen doeleinden en verwerkt ze uitsluitend technisch in opdracht van onze klant, volgens de geldende verwerkersovereenkomst.

4. Hoe we jouw gegevens verkrijgen

Wij verzamelen persoonsgegevens uitsluitend:

  • wanneer jij deze zelf aan ons verstrekt (via offerteaanvraag, e-mail, formulier, demo of telefonisch contact);

  • wanneer deze nodig zijn voor contractuele of administratieve doeleinden;

  • via cookies of analytische tools (na jouw toestemming);

  • via publiek beschikbare bronnen (zoals Google of bedrijfswebsites) om potentiële klanten te identificeren en te contacteren voor een eerste zakelijke outreach.

5. Waarom we jouw gegevens verwerken

Wij gebruiken jouw persoonsgegevens uitsluitend voor legitieme en duidelijk omschreven doeleinden, namelijk:

  • het opstellen en uitvoeren van overeenkomsten of samenwerkingen;

  • het aanmaken en beheren van accounts of toegang tot ons platform;

  • het aanbieden van ondersteuning en klantenservice;

  • het verzenden van facturen en administratieve communicatie;

  • het verbeteren van onze producten en dienstverlening;

  • het uitvoeren van een eerste zakelijke outreach naar potentiële klanten;

  • het voldoen aan wettelijke verplichtingen (zoals boekhouding en fiscale rapportering).

    Wij gebruiken jouw gegevens niet voor profilering, geautomatiseerde besluitvorming of ongevraagde marketing buiten een gerechtvaardigd zakelijk belang.

6. Rechtsgrond voor verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

  • Uitvoering van een overeenkomst (artikel 6.1.b AVG): voor het leveren van onze diensten aan jou als klant;

  • Wettelijke verplichting (artikel 6.1.c AVG): voor boekhouding en fiscale vereisten;

  • Gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f AVG): om onze bedrijfsvoering te verbeteren en klanten te ondersteunen, en om een eerste zakelijke outreach te doen;

  • Toestemming (artikel 6.1.a AVG): voor niet-essentiële cookies of opt-in communicatie.

7. Rol als verwerker voor onze klanten

Wanneer onze klanten gebruikmaken van de AI-automatiseringen van Veloce, kunnen zij persoonsgegevens van hun eindklanten verwerken via onze systemen.
In dat geval:

  • is de klant de verwerkingsverantwoordelijke;

  • en is Veloce VOF de verwerker, die uitsluitend handelt op instructie van de klant.

    Wij verwerken deze gegevens enkel technisch (hosting, opslag, doorgifte) en niet voor eigen doeleinden. De verantwoordelijkheid om deze eindklantgegevens rechtmatig te verzamelen en te gebruiken ligt volledig bij onze klant.

8. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze verzameld zijn.

  • Klant- en facturatiegegevens: maximaal 7 jaar (wettelijke bewaarplicht).

  • Communicatie- en accountgegevens: tot 6 maanden na beëindiging van de samenwerking.

  • Cookies en analytische data: tot jouw toestemming wordt ingetrokken of na de geldigheidsduur van de cookie.

    Na afloop verwijderen of anonimiseren wij de gegevens veilig.

9. Delen van gegevens

Wij delen jouw persoonsgegevens enkel met:

  • technische dienstverleners die ons ondersteunen bij hosting, beveiliging of analyse;

  • boekhoudkundige of administratieve partners, indien noodzakelijk.

    Deze partijen:

  • handelen uitsluitend in onze opdracht;

  • zijn gebonden aan een verwerkersovereenkomst;

  • voldoen aan de GDPR-normen.

    Wij verkopen of verhuren jouw persoonsgegevens nooit aan derden. Gegevens worden hoofdzakelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt. Indien verwerking buiten de EER plaatsvindt, zorgen wij voor passende waarborgen (zoals EU-standaardcontractbepalingen).

10. Beveiliging van jouw gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of ongeoorloofde toegang, waaronder:

  • versleutelde verbindingen (SSL/HTTPS);

  • beveiligde opslag en beperkte toegangsrechten;

  • regelmatige beveiligingsupdates en back-ups;

  • intern beleid inzake datatoegang en vertrouwelijkheid.

    In geval van een datalek dat jouw rechten of vrijheden kan schaden, brengen wij jou en de bevoegde autoriteit onmiddellijk op de hoogte.

11. Cookies en tracking

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën om de gebruikerservaring te verbeteren en statistieken te verzamelen over het gebruik van de site.

Wat zijn cookies?
Cookies zijn kleine tekstbestanden die bij het bezoeken van een website op jouw toestel worden geplaatst. Ze bevatten informatie die helpt om je browser te herkennen of voorkeuren te onthouden.

Welke soorten cookies gebruiken we?

  1. Strikt noodzakelijke cookies

    • Nodig om de website correct te laten functioneren (zoals sessiebeheer of beveiliging).

    • Deze cookies kunnen niet worden uitgeschakeld.

  2. Functionele cookies

    • Maken het gebruik gemakkelijker, bijvoorbeeld door jouw voorkeuren of taalkeuze te onthouden.

    • Worden alleen geplaatst na jouw toestemming.

  3. Analytische cookies

    • Helpen ons te begrijpen hoe bezoekers onze website gebruiken (via geanonimiseerde statistieken).

    • Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend om de website te verbeteren.

  4. Marketing- en trackingcookies

    • Worden enkel geplaatst wanneer je daarvoor expliciet toestemming geeft.

    • Kunnen gebruikt worden om onze communicatie beter af te stemmen of bezoekersstatistieken bij te houden via externe tools (zoals Google Analytics of Meta Pixel).

Toestemming en beheer
Bij je eerste bezoek aan onze website krijg je een cookiebanner waarin je kunt kiezen welke categorieën cookies je toestaat of weigert.
Je kunt je voorkeuren op elk moment wijzigen of cookies verwijderen via de instellingen van je browser.

Meer informatie
Voor meer uitleg over cookies en hoe je ze kunt beheren:
www.aboutcookies.org of www.allaboutcookies.org.

12. Gegevens van minderjarigen

Onze diensten richten zich niet op personen jonger dan 16 jaar. Wij verzamelen of verwerken niet bewust gegevens van minderjarigen. Ontdekken wij dit toch, dan verwijderen wij die gegevens onmiddellijk.

13. Jouw Rechten

Je hebt als betrokkene de volgende rechten:

  • Recht op inzage in jouw gegevens;

  • Recht op correctie van onjuiste of onvolledige gegevens;

  • Recht op verwijdering ("recht om vergeten te worden");

  • Recht op beperking van de verwerking;

  • Recht van bezwaar tegen verwerking;

  • Recht op overdraagbaarheid van gegevens.

    Je kan deze rechten uitoefenen via info@velocehq.be. Wij beantwoorden elk verzoek binnen 30 dagen, tenzij de complexiteit een langere termijn vereist.

14. Wijzigingen aan deze verklaring

Veloce behoudt zich het recht voor deze Privacyverklaring te wijzigen wanneer wetgeving, technologie of onze werking dat vereist. De meest recente versie is altijd beschikbaar op onze website. De datum bovenaan deze verklaring geeft aan wanneer de laatste wijziging heeft plaatsgevonden.

15. Vragen over onze privacy policy

Heb je vragen over deze Privacyverklaring of over de verwerking van jouw persoonsgegevens?

Contactpersoon:
Veloce VOF
Lamstraat 28, 9820 Merelbeke-Melle, België
E-mail: info@velocehq.be

Toezichthoudende autoriteit:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, België
Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be